MaximumExchange.ru

В Exchange 2010 появилась замечательная новая функция — «Отчеты о доставке» («Delivery reports»), которая позволяет легко убедиться, что ваше важное сообщение обязательно было доставлено каждому получателю.

Отчеты о доставке содержат полезную информацию о сообщениях, которые вы отправляли:

• Кто получил сообщение
• Где письмо находится в данный момент
• Почему письмо не было доставлено

И о сообщениях которые вы получили:

• Получили ли вы письмо будучи в составе группы рассылки
• Почему сообщение может лежать в отдельной папке, а не просто во «Входящих»

Отчеты о доставке можно видеть в Outlook Web Access, или воспользовавшись кнопкой «Options» в меню «Organize E-mail».

Администраторы могут видеть отчеты о доставке прямо на вкладке «Reporting» в Exchange Control Panel, или в разделе «Message Tracking» инструментария «Toolbox», в консоли Exchange Management Console. Инструмент отслеживания сообщений Message Tracking из предыдущих версий, в Exchange 2010 называется «Tracking Log Explorer».

Итак, что конкретно мы можем видеть в Отчетах о доставке:

Получение Отчетов о доставке для отправленных сообщений:
Если вас интересует статус доставки для какого-либо определенного сообщения из папки «Sent Items» — кликните правой клавишей по сообщению, и выбирите «Open Delivery Report»

Откроется «Delivery Report», как показано на изображении ниже, где можно видеть, что сообщение было отправлено 15 получателям, и успешно доставлено всем. Можно также видеть какие группы рассылки были развернуты для доставки определенному пользователю. А если в вашей организации настроен статус прочтения (Read Status), можно видеть прочел ли сообщение интересующий вас получатель.

Если сообщение было адресовано группе, и у вас есть соответствующие роль/разрешения — с помощью инструмента «Edit Groups» можно изменить настройки группы или удалить получателей из группы.

Получение Отчетов о доставке для полученных сообщений:
Для отслеживания полученных сообщений, нужно раскрыть Inbox или вложенную папку и открыть «Open Delivery Report» правым кликом по сообщению, из выпадающего меню.

В таком Отчете о доставке вы можете видеть только информацию о доставке письма в ваш почтовый ящик. Информация о доставке прочим получателям здесь не отображается. Зато можно видеть если какие-либо правила в вашем ящике перемещали сообщение в другие папки, а также какие группы рассылки использовались для доставки сообщения вам.

Поиск Отчетов о доставке
Если вам нужен Отчет о доставке для сообщения, которое вы ожидаете, или вы просто не можете найти нужное письмо в почтовом ящике &madsh; можно воспользоваться поиском Отчетов о доставке. Для этого нужно зарегистрироваться в Outlook Web Access, кликнуть Options – Organize E-mail. Вкладка «Delivery Reports» является инструментом поиска, для более простого нахождения Отчетов о доставке для отправленных, полученных или ожидаемых сообщений.

Поле «subject» может быть использовано для уточнения поиска по отправителю или получателю, а также одно-два слова текста письма могут значительно улучшить результаты поиска, сузив круг поиска и уменьшив время на поиски

Чтобы провести поиск по всем отправленным письмам, можно оставить поле «Search for messages I’ve sent to:» пустым, как показано на снимке:

Для поиск среди полученных сообщений необходимо указать отправителя в поле «Search for messages I’ve received from:»:

Как вы можете видеть — результаты поиска перечислены в списке, в нижней панели консоли. Далее можно дважды кликнуть в любой строке, или выбрать правой клавишей «Delivery Report» для просмотра Отчета о доставке интересующего вас сообщения.

Часто задаваемые вопросы:

Q: Нужно ли указывать отправителя, при поиске отчета для полученных писем?
A: Да, отправителя необходимо указывать, для уточнения инфорации отслеживания писем. Если же вас интересует отчет об отправленном письме – тут можно выбирать, указывать получателя или нет.

Q: Можно ли получить информацию о письмах, отправленных пользователями вне нашей организации?
A: Да, можно получать сведения о сообщениях от внешних пользователей, из других организаций, адресованные получателю в вашей организации. Для этого понадобится указать точный SMTP адрес отправителя в поле «Search for messages I’ve received from:».

Q: Как долго хранятся Отчеты о доставке?
A: Инструмент «Delivery Report» использует сведения из хранящихся на сервер журналов отслеживания сообщений (message tracking logs), время хранения которых, по умолчанию, составляет 2 недели.

Q: Можно ли видеть что пользователь сделал с письмом, которое я ему отправлял?
A: Если администраторы в вашей организации задействуют отчетность о прочтении (Read Status reporting) – можно видеть, прочел ли получатель ваше письмо. Более подробней об этом будет написано в ближайшей статье.

Q: Какая информация предоставляется администраторам и сотрудникам технической поддержки?
A: Администраторы могут проводить поиск Отчетов о доставке от имени пользователей организации. Их отчеты будут содержать дополнительные сведения, такие как имена и адреса почтовых серверов, для устранения проблем доставки.

MaxMVP Exchange 2010, MS Exchange team, Outlook